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Inbox Zero – vollautomatisch

Die E-Mail Inbox und mich verbindet eine innige Hassliebe. Ich war ja von Anfang an begeistert von der E-Mail und ich weiss noch gut wie gewisse Leute damals den Kopf geschüttelt haben, als wir uns 1994, obwohl im selben Office sitzend, Nachrichten via Windows Mail zugestellt haben, anstatt miteinander zu reden 🙂

In der Zwischenzeit ist die E-Mail aber eher einer Plage geworden. Nein, ich spreche nicht von SPAM, dieses Problem hat mit Google gelöst. E-Mail ist einfach ein Zeitfresser und für viele Dinge schlicht nicht geeignet. Kommt dazu, dass sich leider die wenigsten Gedanken darüber machen, was sie mit ihren E-Mails auf der Empfängerseite anrichten.

Eine der Hauptgründe warum E-Mail nicht wirklich Freude bereitet, liegt daran, dass die Nachrichten losgelöst vom Kontext in welchem Sie entstanden sind und/oder später gebraucht werden, in die Inbox flattern. Ein weiterer ist der, dass E-Mail schlicht nicht für die Collaboration zwischen mehr als 2 Personen und über einen längeren Zeitraum als 2 Tage geeignet ist. Darum freue ich mit auf Salesforce Chatter und Google Wave.

Aufgrund des Kontext Problems weiss man nie genau, was man mit einer E-Mail nun wirklich machen soll, wenn man sie gelesen hat. Oft bleibt sie als Reminder für irgendwas in der Inbox. Es kommen weitere Mails dazu und die Inbox wird zur Qual, weil sie erstens voll ist von Remindern die man eigentlich nicht braucht, aber sich doch nicht getraut darauf zu verzichten und weil zweitens, jedes Mail ein völlig anderes Thema betrifft.

Produktiv arbeiten lässt sich am besten, wenn man eine Weile lang auf ein Thema fokussiert ist. Darum arbeiten viele mit Folders oder bei Google Mail mit Labels für die Sortierung ihrer E-Mails. Das ist schon mal ein guter Anfang, aber irgendwie habe ich trotzdem meine Inbox nur mit grosser Mühsal jeweils auf Zero runter gebracht. Und vor allem hatte ich immer noch viel zu viele Tage, an denen ich zwar die Inbox leer hatte am Abend, mich aber das dumpfe Gefühl begleitete, nichts, überhaupt nichts, erreicht zu haben.

Während meines Aufenthaltes in New York vor ein paar Wochen, ist mir dann mal wieder aufgefallen, wieviele E-Mails sich von selbst erledigen und wie oft es eigentlich gar nicht nötig ist darauf zu antworten.

Darum habe ich nach meiner Rückkehr seit Anfang Januar damit begonnen für jeden Absender der mir eine E-Mail schickt, und ich meine wirklich jeden ohne Ausnahme, in meinem Google Mail Account einen Filter zu setzen.

Die Mail wird aufgrund des Absenders einem Label zugeordnet und automatisch archiviert. Das heisst, die E-Mail erscheint gar nicht erst in meiner Inbox.

Nach und nach wurde meine Inbox sauberer und mittlerweile schaffen es vielleicht noch 5,6 Mails pro Tag in den Posteinangang ohne von einem Filter abgefangen zu werden. Doch auch für diese richte ich konsequent Filter ein, sodass es irgendwann mal nur noch Mails von neuen Kontakten sein sollten, die da rein kommen.

Die E-Mails sind dadurch natürlich noch nicht bearbeitet, aber sie sind bereits nach Themen vorsortiert und die Spreu ist vom Weizen getrennt.

Alle Werbemails und Newsletter, die ich zwar haben will, die mich aber nicht in meinem Arbeitsfluss stören sollen, sind schön getrennt von den Mails die ich von Menschen kriege. Diese wiederum sind nach Projekt / Thema vorsortiert.

Die E-Mails in den entsprechenden Labels werden nur noch dann bearbeitet, wenn ich mich mit dem entsprechenden Thema beschäftige.

Dringende E-Mails gibt es für mich nicht mehr, bzw. ich habe gemerkt, dass ich schon weiss, wann was wirklich dringendes zu tun ist. Kommt dazu, dass jeder Mensch der mit mir arbeitet, meine Mobile Nummer kennt, um mich in wirklich dringenden Fällen erreichen zu können. Und wenn das nicht reicht, gibt es noch die tausend anderen Kanäle wie Twitter, Facebook, Google Talk, Skype, und und und.

Ich bin sehr begeistert von dieser Arbeitsweise und kann Euch sagen, dass ich durch diese simple Massnahme den persönlichen Stress in den letzten 2 Monaten massiv reduziert, sowie meinen Output erhöht habe.

Das wichtigste für zufriedene und produktive Arbeit ist Herr (oder Frau 🙂 über seine Zeit und seinen Arbeitsfluss zu sein. Das geht natürlich nicht zu 100% aber es geht viel besser, wenn die E-Mail Turbine aus dem Blickfeld verschwindet und ohne Aufsicht weiterdreht.

Mir ist klar, dass das keine weltbewegende Geschichte ist. Filtern kann sogar Outlook :-). Doch habe ich noch nicht viele getroffen, die das auch so umsetzen und ich habe selber lange gebraucht, bis ich gemerkt habe, wie nützlich diese Filter sein können.

Vielleicht kann das den einen oder anderen Inbox gestressten inspirieren, sowas auch mal auszuprobieren. Wie gesagt, das ginge wohl auch in Outlook, aber der Vorteil von Google Mail ist natürlich, dass die Filter einmal erstellt, Client unabhängig funktionieren.

Viel Spass mit der leeren Inbox und geniesst die neu gewonnene Zeit!

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16 Responses to Inbox Zero – vollautomatisch

  1. Sam 26. Februar 2010 at 10:51 #

    Gefllt! 😉
    Aber: knntest du da nicht einfach einen generellen Filter einrichten, der alles archiviert? Hast du nicht den Stress, alle Labels durchzusehen, oder siehst du die Mails einfach gar nicht, bis das entsprechende Thema dran ist?

    PS: ist das WordPress? Knntest du nicht das Plugin wp-touch installieren?

  2. Sam 26. Februar 2010 at 10:54 #

    Also ich meine: alles archivieren und dann Suchfunktion benutzen.

  3. Ralph 26. Februar 2010 at 20:40 #

    Coole Idee. Da bleibt mehr Zeit zum Twittern ;-). Seit ich mit Mac arbeite, habe ich den Thunderbird wieder ausgegraben und bemerkt, dass sich dieser in den letzten Jahren ja dramatisch weiter entwickelt hat. Gleich mal schauen, wie die Labels und Filter da funktionieren…

  4. Jrg Vollmer 28. Februar 2010 at 15:53 #

    Ich arbeite schon lange nur mit Gmail und archiviere die E-Mails in den Labels – aber den Input direkt in die Labels schicken und dann kontextabhngig bearbeiten, darauf muss man erst mal kommen 🙂

    Das ist einen Versuch wert!

  5. Peter Hogenkamp 1. März 2010 at 5:20 #

    Klingt spannend, aber ich verstehe es nicht.

    Also, nehmen wir mal die obersten Mails in meiner Inbox, bei denen ich noch etwas tun muss,

    1. Xing-Geburtstagsletter: Glckwunschmail an @agoeldi schreiben.
    2. Adwords-Wochenbericht: Statistik anschauen.
    3. Rckfrage von einem Partner, ob wir uns fr ein Event im Mrz einen Veranstaltungsort entschieden haben.
    4. Neuer Twitter-Follower: Zurckfollowen.
    5. Anfrage eines Brountermieters
    6. Anfrage wegen Vortrag im April
    7. Anfrage wegen Vortragsunterlagen eines Vortrags von letzter Woche

    Ich habe schon viel weggelassen. Newsletter etc.: Sehe ein, dass man die archivieren und batchmssig anschauen kann. Allerdings habe ich es schon mal probiert, schon vor Jahren, und damals festgestellt, dass ich sie dann gar nicht mehr lese. Kann aber sein, dass das daran lag, dass ich das System damals nicht konsequent genug durchgezogen habe.

    Was ich nicht verstehe, ist, wie Du jetzt einen Trigger hast, der Dich dazu bringt, Dich mit den genannten Themen zu beschftigen. Bei Cloud Swiss reicht es vielleicht, alle drei Tage zu antworten, und ich knnte mich natrlich auch noch in drei Tagen mit den Adwords-Stats beschftigen aber die Geburtstagsmail an Gldi sollte ich heute schreiben, und auch den anderen Mailern wrde ich lieber heute als am Donnerstag antworten. Ich habe aber keinen Zeitpunkt, an dem ich mich von selbst mit Vortrgen beschftige.

  6. Andreas Von Gunten 2. März 2010 at 13:32 #

    Danke Euch fr Eure Kommentare. Vielleicht sollte ich ein paar Aspekte noch etwas klarer darstellen:

    Meine grundstzliche Prmisse ist, dass ich nicht alle Mails beantworten kann: Das weiss aufgrund meiner Erfahrungen whrend der letzten Jahre. Es haben sich immer wieder Situation ergeben, in welchen sich meine Inbox so gefllt hat, dass ich einfach alle auf einmal in eine separate Liste gelegt habe um diese dann spter zu bearbeiten. Wie Ihr Euch gut vorstellen knnt, habe ich diese spter nie bearbeitet und es hat sich gezeigt, dass eigentlich nichts gravierendes deswegen passiert wre. Wie im Beitrag erwhnt, dass Wichtige kommt schon zu Dir und alles andere ist egal.

    Bei den Filtern, die ich erstelle, setze ich zwar die Regel, dass die E-Mails direkt archiviert und einem Label zugeordnet werden aber nicht dass sie als gelesen markiert werden. Google Mail ist dann so eingestellt, dass in der Linken Spalte nur die Labels angzeigt werden, die ungelesene E-Mails beinhalten.

    Die Labels, die ich setze, sind sehr unterschiedlich. So gibt es mal grundstzlich Labels fr die Themenbereiche fr die ich regelmssig arbeite. Zum Beispiel Cloud Suisse, PARX, ueberforce.com usw. Wenn ich innerhalb von PARX gerade an einem grsseren Projekt mitarbeite kann das auch ein separates Label geben z.B. Kunde XY.

    Fr diverse Newsletter usw, die ich zwar abonniert habe, aber nicht immer sofort lesen muss und manchmal auch nicht lesen kann aus zeitlichen Grnden habe ich Labels wie Newsletter Cloud Computing, oder Online Shops CH.

    Fr Social Media Benachrichtigungen habe ich mehrere verschiedenen Labels eingerichtet. So bekommen XING und Facebook Nachrichten sowie Twitter DM oder XING Geburtstagsmeldungen separate Labels, whrend alle anderen Dinge wie Neue Friends usw. in Sammellabals kommen.

    Alle anderen persnlichen Kontakte die nicht direkt mit Projekten oder hnlichem zu tun haben, lable ich anhand von Netzwerkkreisen, z.B. Friends & Familiy, Aktive Kontakte, Passive Kontakte, usw. Dann gibt es sehr spezielle Flle wie meine Lebenspartnerin die ein eigenes Label bekommen hat :-).

    Wichtige Labels werden farbig markiert, sodass diese in der Linken Randleiste besser sichtbar sind.

    Natrlich kann es vorkommen, dass ich mit ein und derselben Person zu mehreren Themen arbeite. Das ist aber nicht weiter schlimm, dann wird der betroffene Mailthread dann halt manuel in ein anderes Label gelegt, wenn er auftaucht.

    @peter

    Bei Deinem Beispiel wrde ich das so machen:

    1) Fr XING Geburtstagsletter habe ich ein separates Label. Dort sehe ich wenn es ungelesene Mails gibt, dass ich da heute noch was tun muss.

    2) Adwords Wochenberichte wrde ich separat labeln. Wenn Du Zeit hast, schaust Du dir die an, wie bis jetzt, aber das Mail ist schon mal weg und die Erinnerung nur noch in Form eines Labels in der linken Randleiste da.

    3) Der kriegt ein Label zu dem Thema zu dem Du am meisten mit ihm zusammenarbeitest. Kann ein Projektname sein, ein Eventnahme oder einfach nur Blogwerk Events wenn es immer wieder um andere Events aber eben hauptschlich um Events geht, usw.

    4) Alle Twitter Mails ausser die DM’s, die ich separat fhren wrde in ein Label Twitter Messages, die schaust Du hin und wieder durch, wenn Du Zeit hast. Oder Du verzichtest ganz auf diese Mails.

    5) Geht ins Label Brountermieter, ist wohl kaum dringend und kaum wichtig und kaum was wovon Du Dich ablenken lassen solltest. Wenn Du Zeit hast, schaust Du Dir das an.

    6) Ist das jemand mit dem Du viel zu tun hast, dann zu einem Thema Labeln, beispielsweise "Marketing Partner", oder "Vortrge". Wenn es ein neuer Kontakt ist, in das Label "New Contacts", die mssen am schnellsten bearbeitet werden. Sollte sich dann spter eine engere Zusammenarbeit ergeben, den Filter editieren und einem anderen themenorientierten Label zuordnen.

    7) Label "Vortrge" oder "New Contacts", bearbeitest Du wenn Du Zeit hast.

    Zu Deiner Frage betreffend dem Trigger: Grundstzlich nicht die E-Mail. Wenn ich Google Mail starte, weil ich mir sage, dass ich jetzt 2h fr PARX arbeiten werde, sehe ich zwar in der Label Leiste auch, dass Mails fr Cloud Suisse da sind, diese interessieren mich aber im Moment nicht, denn ich bin jetzt nicht im "Cloud Suisse" sondern im "PARX" Mode. Jedes Thema hat natrlich andere Parameter betr. Hufigkeit der Bearbeitung, Wichtigkeit usw.

    Der Trigger soll aber auf jeden Fall nicht mehr in erster Linie die E-Mail Inbox sein, sondern das eigene Wissen darum, dass es jetzt wieder einmal Zeit ist, sich um das Thema XY zu kmmern.

    @ Sam

    Ich nutze die Suche sehr intensiv und nutze darum meist sehr allgemeine Labels, aber da ich ja die E-Mails nicht gerade auch noch automatisch auf Read setze. Diese schon noch anschaue, aber eben im Kontext und in Batches brauche ich die Labels.

    Das System hier ist Squarespace nicht WordPress, was macht denn das wp_touch plugin?

  7. Jose Rodriguez 4. März 2010 at 5:07 #

    Spannende Idee! Muss schauen, ob sie fr mich funktioniert.
    gibt es einen Label pro Absender oder werden manche zusammengefasst z.b (from:absender1 or from absender2) ?
    Was passiert, wenn du regelmig mit einem Absender in verschiedenen Kontexte arbeitest? kann dann ein Absender mehrere Labels/Filter haben?

  8. Christian Leu 4. März 2010 at 8:35 #

    @andreas
    Ich bin jetzt gerade dabei in meinem Outlook Postfcher fr die eingehenden Kontakte zu erstellen. Ich merke aber dass die Vielzahl meiner Kontakte innerhalb und ausserhalb zu dutzenden von Postfchern fhren wird. Die Idee, dass aber die Items alle gleich mal von der Inbox weg sind und dann unter den jeweiligen Namen als ungelesen auf Beantwortung warten finde ich grundstzlich gut. Na ja, nur ob sich das ganze bei mir durchsetzen wird kann ich noch nicht sagen.

    @peter
    Also bei Twitter habe ich jegliche E-Mail Benachrichtigungen abgestellt. Ich schau ab und zu mal in die Followerliste und DM’s sehe ich ja auf dem iPhone. Wenn da noch jedes mal eine E-Mail kommt wre ja die komplette duplizitt der Informationen.

  9. Simon 7. März 2010 at 22:23 #

    Super Idee, hab ich soeben auch eingefhrt.
    Habe aber jetzt viele Filter… gibt’s auch Filter fr Filter? 🙂

  10. Dirk 26. März 2010 at 9:04 #

    Es geht noch einfacher! 🙂
    ber diverse Iterationen bin ich zu meinem momentanen Mailablagesystem gekommen und habe ebenfalls eine sehr berschaubare Inbox:

    Du sortierst einfach _alle_ Mails weg auf denen Du nicht auf der "To"-Line stehst. Ich unterscheide dabei zwischen einem Ordner "Listen" in denen Newsletter etc. landen und einem Ordner Archiv, in dem CC-Mails und wichtig-aufzuheben-Mails "manuell" verschoben werden.

    Alles wo ich auf "To" stehe kommt in die Inbox und wird von dort aus abgearbeitet, will heissen beantwortet, gelscht oder ins Archiv verschoben. Aus Newslettern trage ich mich inzwischen systematisch aus (auch facebook, xing & co habe ich inzwischen verboten mir Mails zu schicken) weil ich mir die entsprechenden Infos eh selbst auf den Portalen hole.

    Meine Maillast hat sich inzwischen auf Max. 1h Arbeit pro Tag und abends <10 mails in der Inbox verringert. Und ich muss keine Filterregeln etc. verwalten weil ich ja einfach alles in den Listen-Ordner sortiere.

    Um den berblick zu behalten habe ich ausserdem keine Ordnerstruktur oder hnliches mehr sondern verwende die Suchfunktion oder verschiedene Ansichten (in Outlook :-)) Reicht locker und spart Zeit die fr die Sichtung und Verwaltung meiner Labels/Ordner/Regeln draufgehen wrde.

  11. Martin 26. April 2010 at 20:23 #

    Wie behltst Du die bersicht ber all Deine Filter?

  12. Andreas Von Gunten 28. April 2010 at 8:15 #

    @martin, ich brauche keine bersicht ber die Filter, die sind einfach am wirken, wenn ich mal einen ndern muss, geht das eigentlich ganz gut bei Google Mail. Filter Seite aufrufen und in Page suchen. Ist das bei Dir anders?

  13. Martin 28. April 2010 at 23:03 #

    @Andreas: Nein, so funktioniert es bei mir auch allerdings wrde ich meine Filter gerne gruppieren, beispielsweise pro Label/Ordner. Ntzlich fnde ich ausserdem, wenn ich bei E-Mails sehen knnte, welche Filter darauf angewendet werden.

  14. Andreas Von Gunten 29. April 2010 at 6:32 #

    @Martin, das stimmt natrlich, das wren wohl sehr ntzliche Funktionen, ich habe allerdings bei mir gemerkt, dass ich, seit ich das System einsetze, erst ein, zweimal einen Filter gendert habe und mich sonst wirklich nicht um die Filter zu kmmern brauche, wenn sie mal aufgesetzt sind.

  15. Martin 29. April 2010 at 18:39 #

    @Andreas: Ja, das stimmt eigentlich mich beschftigen momentan sowieso relevantere Probleme einerseits fehlt mir eine brauchbare Smartphone-Anwendung fr den Zugriff auf Gmail, andererseits suche ich eine Mglichkeit, gesendete E-Mails direkt und nicht erst nachtrglich zu labeln.

  16. Martin 2. Mai 2010 at 11:56 #

    Nachtrag: Wirklich lstig ist hingegen, dass man die Reihenfolge der Filter direkt in Gmail nicht anpassen kann man muss die Filter dazu exportieren, manuell bearbeiten und wieder importieren.

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