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Das papierlose Büro ist auf der Zielgeraden

Ich weiss, das papierlose Büro wird schon seit Jahrzehnten propagiert und ebenso lange gibt es Stimmen, die behaupten, dass es sich hier um Wunschdenken von technikverliebten Utopisten handelt. Die drei Hauptargumente gegen die Erfüllung der Vision vom papierlosen Büro sind:

 

  1. Es wird uns nun seit Ewigkeiten versprochen, doch ich sehe überall nur Papier.
  2. Seit dem Siegeszug der Informationstechnologie, die ja die Grundlage des papierlosen Büros bilden sollte, ist der Papierbedarf nicht gesunken, sondern um ein Vielfaches gestiegen.
  3. Menschen wollen mit Papier arbeiten, weil sie die Haptik mögen, weil sie gerne kritzeln und überhaupt, weil es immer schon so war (was natürlich nicht stimmt :-).

Es ist in der Tat so, dass wir schon lange davon reden und eigentlich in den letzten 20 Jahren eher das Gegenteil eingetroffen ist. Es wurde immer mehr gedruckt und immer mehr Papier verwendet. Allerdings dürfen wir nicht den Fehler machen die gesellschaftliche Entwicklung als Linie zu betrachten, deren Verlauf wir einfach von der Vergangenheit in die Zukunft weiter zeichnen können. Nur, weil es bisher so war, bedeutet das nicht, dass es Zukunft nicht anders sein könnte.

Es haben sich nämlich in den letzten Jahren ein paar grundlegende Technologien für die Realisierung des papierlosen Büros auf breiter Basis zu etablieren begonnen.

Mir ist zum Beispiel aufgefallen, dass ich meinen Drucker nur noch brauche, wenn ich ein “Print-at-Home”-Ticket für einen Event oder eine Zugreise ins Ausland ausdrucken muss.

Auf meinem Arbeitsplatz stand früher neben dem Bildschirm, ein Fax und ein Drucker und später ein so genanntes Multifunktionsgerät für das Faxen, Drucken und Scannen. Doch heute steht da nur noch ein Scanner

Wenn ich an einer Sitzung irgend etwas auf Papier erhalte, gebe ich es in der Regel zurück und bitte um eine E-Mail mit dem Dokument. Wenn das nicht geht und ich das Papier wirklich noch benötige,  wird es sofort eingescannt und zum Altpapier gelegt.

Folgende Technologien machen es heute möglich, das papierlose Büro problemlos umzusetzen. 

  • Arbeitsplatz-Einzugsscanner, die in Sekundenschnelle zuverlässig Dokumente zweiseitig einscannen, sind mittlerweile erschwinglich geworden. Solche Geräte führen nach dem Scan gleich die optische Zeichenerkennung (OCR) aus, und speichern das Dokument automatisch in die Cloud. Das Paradebeispiel für ein solches Gerät ist der Fujitsu ScanSnap S1500.
  • Die Genauigkeit von OCR Software ist mittlerweile so hoch, dass der grösste Teil, der im Alltag anfallenden Dokumente, ohne Aufsicht, und ohne manuelle Bedienung nach dem Scannen, automatisch in maschinenlesbare Dateien verwandelt werden können. Was eine Voraussetzung für die spätere Volltextsuche und die sinnvolle Arbeit mit den Dokumenten am Computer oder mit Tablets und Smartphones, darstellt.
  • Cloud Computing und die allgemeine Vernetzung der Computer durch das Internet machen es heute sehr einfach gescannte Dokumente für die gemeinsame Nutzung abzuspeichern. Integrierte Volltextsuche wie beim Google Drive ermöglichen auf die mühsame Verschlagwortung und hierarchische Ablage, wie sie früher von Dokumentenmanagementsystemen verlangt war, zu verzichten. Durch die Speicherung der Dokumente in der Cloud sind diese jederzeit von jedem Gerät abrufbar.
  • Tablets und Smartphones sind für das Lesen und Bearbeiten digitaler Dokumente hervorragend geeignet und immer mehr Menschen wollen ihre Unterlagen lieber auf einem solchen Gerät im Zugriff haben, als auf Papier.

Erst die Kombination aller dieser Technologien: zuverlässiger Einzellblatteinzug, Duplex-Scanner, schnelle Scans in hoher Auflösung, vollautomatische OCR-Software, Cloud Speicherdienste mit API’s, durch das Internet vernetze Computer, Volltextsuche sowie Tablets & Smartphones macht den Umgang mit digitalen Dokumenten so bequem, dass wir auf Papier verzichten wollen.

Die Vorteile der elektronischen Dokumentenverarbeitung sind enorm und die benötigten Werkzeuge sind nicht nur alle vorhanden, sondern sie spielen heute auch problemlos zusammen. 

Ich gehe darum davon aus, dass die Vision vom papierlosen Büro schlussendlich doch noch Realität wird. Es wird zwar nicht über Nacht alles umgestellt werden, doch der Hemmschuh ist nun nicht mehr die Technik, sondern die Trägheit des Menschen und die wird spätestens nach einem Generationenwechsel in diesem Kontext keine Rolle mehr spielen. Oder glaubt Ihr wirklich, Ihr werdet in 10-15 Jahren an einer Sitzung noch mit Papier antanzen können?

Offenbar geht auch die Papierindustrie davon aus, dass ihre Umsätze dereinst sinken könnten (YouTube Video) 🙂

(Text: CC BY-SA 3.0, Bild: © matthias21 – Fotolia.com)

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