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Das Management der Erreichbarkeit

Ich werde hin und wieder darauf aufmerksam gemacht, dass mein Skype Online Status häufig auf "Beschäftigt" oder "nicht verfügbar" stehe, oder dass bei mir immer die Combox eingeschaltet sei, und ich daher relativ schlecht erreichbar bin. Ich möchte mit diesem Beitrag erklären, warum das so ist.

Es gib 2 wichtige Gründe, warum man mich oft nicht "Instant" erreichen kann: 

  1. Persönliche Beobachtungen und Messungen haben ergeben, dass sich meine Produktivität indirekt proportional zur Häufigkeit der Unterbrechungen während der Erledigung einer Aufgabe verhält. Je häufiger ich unterbrochen werde, desto schlechter die Produktivität, ohne die Zeit der eigentlichen Unterbrechung einzurechnen.
  2. Wenn ich mich mit anderen Menschen unterhalte , möchte ich mich voll und ganz diesen Menschen widmen bzw. bei der Sache sein, die in diesem Moment besprochen wird. Das trifft für Meetings und persönliche Gespräche aller Art zu. Egal, ob diese von Angesicht zu Angesicht oder via Telefon, bzw. Skype oder Chat Unterhaltung statt finden. Die Erfahrung hat gezeigt, dass meine Mitmenschen diese Grundhaltung eigentlich sehr schätzen, wenn sie gerade selbst mit mir im Gespräch sind und ich dieses nicht dauernd unterbreche, weil gerade ein Anruf rein kommt, oder eine Instant Message aufpopt.

Nun bedeutet das aber nicht, dass ich grundsätzlich nicht erreichbar bin, sondern nur, dass ich gerade in diesem Moment eventuell nicht erreichbar bin.

Natürlich ist es so, dass es (zum Glück) viele Gründe gibt, warum mich jemand zu einem bestimmten Thema erreichen möchte. Ich schätze den häufigen und intensiven Kontakt mit meinem Mitmenschen sehr, sei dies im beruflichen oder im privaten Umfeld und darum biete ich auch sehr viele Möglichkeiten, mir mir in Kontakt zu treten, obwohl oder gerade weil ich die oben genannten Gründe sehr ernst nehme.

Skype

Wenn ich an einem Computer arbeite, ist in der Regel mein Skype Client eingeschaltet. Diesen benütze ich hauptsächlich um denjenigen, die mir mit Kontakt aufnehmem möchten, mitzuteilen, wie das gerade im Moment am besten funktioniert. Anhand des Online Status bieten sich folgende Möglichkeiten an.

Online

Wenn mein Status auf "Online" steht, bin ich meistens am Bearbeiten von mehreren kurzen Aufgaben. Kurze E-Mails, Telefonate, usw. In diesem Falle kann man jederzeit etwas in mein Chatfenster schreiben, oder mich anrufen. Meine Antwortzeit sollte kurz sein, es kann aber durchaus ein paar Minuten dauern, weil ich evtl. gerade in einem Telefongespräch bin. Es kann auch sein, dass ich den Computer gerade verlassen habe, aber Skype noch nicht automatisch auf den Status "Abwesend" gestellt hat. Die Zeit dafür ist bei mir auf 3 Minuten eingestellt.

Abwesend

Ich arbeite seit mindestens 3 Minuten, aber weniger als 15 Minuten nicht mehr am Computer. Skype schaltet automatisch in diesen Zustand. In diesem Falle ist es möglich, dass ich bald wieder zurück bin, oder dass ich die Meldung trotzdem sofort sehe, weil ich zwar am Arbeitsplatz bin, aber eben nicht am Computer arbeite. Am besten einfach ein kurzes "Hallo" oder so in das Chat Fenster schreiben, oder vielleich sogar einen Satz, zu welchem Thema ich erwünscht bin und wie lange das dauern könnte. Nach spätestens 15 Minuten sollte eine Antwort von mir da sein, oder der Status ändert sich auf "Nicht verfügbar" (siehe unten).

Nicht verfügbar

Ich bin entweder seit mehr als 15 Minuten nicht mehr am Arbeitsplatz, oder ich kann im Moment nicht sofort antworten, werde das aber machen, sobald es wieder möglich ist. In diesem Falle entweder in das Chat Fenster schreiben, z.B:  "Hallo Andreas, melde Dich doch rasch, wenn Du wieder verfügbar bist", oder mir eine E-Mail schicken.

Insbesondere wenn es sich bei der Mitteilung um eine Aufgabe für mich handelt, ist es sinnvoller, diese nun nicht in die Chatbox zu schreiben, sondern als E-Mail zu verschicken, damit ich diese in der Warteschlange habe. Skype Chat bzw. Instant Messaging allgemein ist nicht für den asynchronen Dialog geeignet, dafür gibt es E-Mail. Chat ist konzipiert für den Dialog in Echzeit und das Chatfenster sollte nicht als Dropbox verwendet werden. Da dies für den Empfänger mit zusätzlichem Aufwand verbunden ist.

Beschäftigt

Wenn der Status "Beschäftigt" angezeigt ist, bin ich an einer Aufgabe auf die ich mich konzentrieren möchte. Das heisst nun aber NICHT, dass man keine Meldung ins Chatfenster schreiben darf. Denn Skype sorgt ja dafür dass in diesem Falle kein Fenster aufpopt, sondern einfach diskret in der Systemleiste angezeigt wird, dass sich jemand gemeldet hat. Ich werd dann, sobald meine Aufgabe abgeschlossen ist, oder ich eine Pause einlege, diese Meldung beantworten. Wenn es nicht eilt, ist aber auch in einem solchen Fall unter Umständen eine E-Mail die bessere Möglichkeit. Wenn es dringend ist, am besten eine SMS schreiben.

Offline

Selbsterklärend: Ich bin nicht an einem Computer, oder möchte im Moment nicht via Skype erreichbar sein.

 

E-Mail

Via E-Mail kann man mich immer erreichen. Ich bearbeite meine Inbox mehrmals täglich und sortiere die E-Mail nach Projekten und Prioritäten. Wenn ich das E-Mail mit einer kurzen Antwort erledigen kann, mache ich das sofort. Grundsätzlich können wir davon ausgehen, dass E-Mails nicht veloren gehen und ich gebe darum in der Regel keine Bestätigung, dass ich ein Mail erhalten habe. Sollte ich aber bereits beim lesen, wissen, dass es mir nicht möglich sein wird, die Anfrage innert nützlicher Frist zu beantworten, dann gebe ich in der Regel schnell bescheid.

Am Effizientest für beide Seiten ist es, wenn man mir pro Thema eine E-Mail schreibt und seine Terminvorstellungen erwähnt. Dann erübrigt sich auch das für beide Seiten zeitaufwändige Nachfragen. Wenn ich nicht antworte, heisst das ich werden den Termin versuchen einzuhalten, da ich mich sonst melden würde.

Mobiltelefon

Anrufe 

Via Mobiltelefon kann man mich immer erreichen. Ich schalte mein Telefon aber auf Lautlos, wenn ich mit anderen Menschen zusammen bin, oder an einer längeren Aufgabe arbeite, auf die ich mich konzentrieren möchte. In solchen Fällen wird nach ein paar Sekunden automatisch auf meinen Anrufbeantworter (die Combox) umgeleitet. Sobald ich wieder frei bin, behandle ich die Anrufe wie E-Mails (siehe oben). Darum ist es sinnvoll kurz auf die Combox zu sprechen, was von mir gewünscht wird, worum es geht, wie lange es ungefähr dauert, usw.

SMS

Via SMS kann man mich immer erreichen. Ich schalte zwar mein Telefon oft auf Lautlos (siehe oben), aber ich schaue hin und wieder auf die SMS Inbox. Dringende Nachrichten erreichen mich per SMS am besten, wenn ich nicht am Computer bin oder auf "Beschäftigt" stehe. Komplexere Aufgaben sind aber in der E-Mail Inbox besser aufgehoben. In dringenden Fällen, kann man aber ohne weiteres per SMS darauf aufmerksam machen, dass etwas wichtiges in meiner E-Mail Inbox liegt.

Twitter

Im Moment experimentiere ich ein wenig mit dem Dienst Twitter.com. Dieser ermöglicht mir via SMS oder via Web eine kurze Nachricht zu senden, welche dann auf meiner Twitter Seite und als sogenannter Twittter Badge auf dieser Website (links oben, unterhalb meines Fotos) angezeigt wird.

Als Twitter Mitglied ist es möglich sich bei mir als sogenannter Follower zu definieren und festzulegen ob man die Updates meiner Meldungen auf seiner Twitter Page oder gar per SMS erhalten möchte. Dank Twitter kann man, durch einen kurzen Blick auf meine Website sehen, warum ich im Moment gerade nicht erreichbar bin und welcher Kanal wohl der Beste ist um mir in Kontakt zu treten. Wie gesagt, ist das noch im Status "Experiment" und wenn es keinen Nutzen schafft, schalte ich es auch wieder aus.

Ein paar abschliessende Bemerkungen

Die Vielzahl der Kommunikationsmittel und auch die Anzahl Netzwerkknoten eines Wissensarbeiters, und damit die Kommunikationsbedürfnisse, haben sich in den letzten Jahren vervielfacht. Unsere Welt funktionert nicht, wenn jeder, jeden zu jedem beliebigen Zeitpunkt sprechen möchte. Weil Gespräche Aufmerksamkeit und Zeit erfordern, müssen diese im Warteschlangenverfahren organisiert werden. Ich sehe mindestens im Moment keine andere Lösung. Es ist nun jedes Einzelnen Aufgabe, seinen Beitrag zu leisten, dass dieses Warteschlangenmanegement reibungslos funktioniert.

Ich meinerseits bin auf vielfältige Weise gut erreichbar und freue mich über jede Nachricht in welcher Form auch immer! Dabei lege ich allerdings Wert darauf ein Leben zu führen, in welchem ich selbst die Prioritäten setze und nicht mein Umfeld. Natürlich versuche ich dabei immer auch zu Berücksichtigen, was für mein Gegenüber wichtig ist. Das bedeutet aber ich muss planen können, und dass wiederum bedeutet, dass ich in der Regel nicht einfach eine halbe Stunde ohne Voranmeldung telefonieren möchte. Das ist der Grund, warum ich so penetrant nachfrage, worum es geht und wie lange ich Zeit reservieren muss und nicht gerade erfreut bin, wenn es auf meiner Combox einfach heisst: "Ruf mich bitte zurück, ich habe etwas dringendes zu besprechen!" 🙂

 

 

 

 

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One Response to Das Management der Erreichbarkeit

  1. Fabienne 19. Mai 2009 at 6:17 #

    Dein Post ist 2 Jahre alt, stimmt fr mich aber immer noch bis auf den letzten Punkt. Skype habe ich in der Zwischenzeit fast abgeschaltet und nutze nur noch Twitter.

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