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Die Inbox freihalten? – Teil II – Projekt Collaboration

Im Teil I dieser Artikelserie habe ich dargelegt, dass wir eine Lösung brauchen, die uns hilft die E-Mails im Zusammenhang des jeweiligen Themas (Kontext) schnell und einfach abzulegen um ein anwachsen einer unübersichtlichen, pseudosystematischen Ordnerstruktur zu verhindern.

Es gibt zwei Lösungsmöglichkeiten die uns helfen können auf eine solche Inbox-Ablage zu verzichten. Bei der ersten werden die Mails bereits vor dem versenden am richtigen Ort abgelegt, sodass der Empfängder dieses nach Kenntnisnahme und Einleitung allfälliger Massnahmen einfach löschen kann, weil er weiss, dass die Information bereits am richtigen Ort gespeichert wird. Bei der zweiten Möglichkeit legt der Empfänger die E-Mail nach der Durchsicht sofort am richtigen Ort ab. Das erstgenannte Verfahren ist dabei natürlich das bessere, weil für den Empfänger keine zusätzliche Arbeit mehr nötig ist, das Mail ist ja schon Kontextbezogen abgelegt. Diese Lösung funktioniert aber nur, wenn alle Beteiligten auch auf diese Daten zugriff haben, darum ist der zweigenannte Weg realistischerweise öfters anzuwenden.

Es gibt aber einen häufigen Fall in welchem die erste Löung perfekt funktionieren würde, sofern die richtigen Werkzeuge eingesetzt werden und die Beteiligten bereit sind, ihre bisherigen Verhaltensweisen zu ändern. Ich spreche von Projekten. (Natürlich meine ich damit die 80% der kleinen und mittleren Projekte wie sie in der Regel anzutreffen sind und nicht den Bau eines Flugzeuges, oder einen Flug zum ehemaligen Planeten Pluto)

Im Rahmen von Projekten sollte wenn immer möglich eine Collaboration Lösung eingesetz werden, welche das Posten von Beiträgen auf der Zusammenarbeitsplattform in Kombination mit E-Mail Notification ermöglicht. Der Effizienzgewinn ist enorm, denn alle Mails die das Projekt betreffen (den Kontext) können nach dem Lesen sofort gelöscht werden. Kann die Sache gleich erledigt werden sowiso (15 Sekunden Regel), gilt es eine Aufgabe auf später zu terminieren, kann diese auf der Collaborationumgebung gespeichert werden usw.

Eine einfache aber wirkungsvolle Lösung ist das Produkt basecampHQ von 37Signals. Das Produkt bietet in Sachen kollaborativer Projektabwicklung alles was es braucht um effizient zusammenzuarbeiten. Der Einsatz dieser oder ähnlicher Lösungen (ich werde hier sicher einmal eine Zusammenstellung publizieren) hilft allen Projektmitarbeitenden ihre Inbox weniger zu belasten, sofern wirklich konsequent damit gearbeitet wird. Das dies nicht einfach zu erreichen ist, ist mir auch bewusst doch dazu ein andermal mehr 🙂

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